doc2mail effektiviser document distribution hos danske kommuner

KMD – Doc2Mail

Automatisering af dokumentdistribution i den offentlige sektor

KMD kan nu give kommuner nem og sikker distribution af dokumenter med Doc2Mail

Doc2Mail er en specialudviklet software løsning, der præcist er tilpasset KMDs behov for at kunne tilbyde danske kommuner en digital løsning til distribution og underskrivning af offentlige dokumenter til borgerne.

Doc2Mail automatiserer og optimerer den traditionelle manuelle arbejdsgang med print, kuvertering og forsendelse af individuelle breve. Doc2Mail giver mulighed for at distribuere dokumenter fra en Windows applikation eller f.eks. ESDH-system til en modtager på en meget nem måde.

Dokumentet bliver automatisk leveret i modtagerens digitale postkasse eller eBoks. Er modtageren ikke tilmeldt eBoks eller har en digital postkasse, sender Doc2Mail automatisk brevet til KMD’s fjernprint, og brevet bliver sendt som et almindeligt brev.

Doc2Mail finder således automatisk ud af, hvordan modtageren ønsker at modtage sine breve – digitalt eller fysisk. Sideløbende kan Doc2Mail automatisk gemme en kopi af dokumentet i et digitalt arkiv.

Digital underskrift med Doc2Mail

Med Doc2Mail har den enkelte bruger mulighed for effektivt og i et sikkert miljø at indhente underskrifter på alle typer dokumenter sendt via Borger.dk og e-Boks til borgere, leverandører og samarbejdspartnere.

Ved at integrere Digital Underskrift i Doc2Mail, kan den enkelte sagsbehandler bevare de nuværende arbejdsgange i brugen af Doc2Mail, men blot ved afsendelse af et brev vælge om det skal kunne underskrives digitalt.

Gode integrationsmuligheder

Doc2Mail kan håndtere mange filtyper; f.eks. Word, Excel, PDF og TIF. Herudover har Doc2Mail rige integrationsmuligheder til både fagsystemer, blanketsystemer, brevskabelonløsninger og ESDH systemer. Doc2Mails integrationssnitflader gør det nemt at overføre informationer som f.eks. CPR nummer, sagsnummer, returpostkasse mv. automatisk til brug for Digitalpost. Det sparer tid og minimerer fejl.

Opnåede resultater med Doc2Mail

Doc2Mail giver brugeren en række administrative og økonomiske fordele:

  • Reducering af manuel sagsbehandling fra 17 til 2 dage
  • Økonomisk besparelse på op til 80 %
  • Sikker håndtering af personfølsomme data

Lyst til at vide mere?

Kontakt KMD doc2mail@kmd.dk